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Métier : office manager

Office manager, secrétaire général, directeur, general manager… Les titres que l’on donne à ces « super-intendants » sont aussi variés que leurs profils et leurs fonctions.

« Les avocats facturent au temps passé. L’idéal, pour eux, est de ne se consacrer qu’au conseil et non aux activités annexes qu’ils délèguent à l’office manager, explique Dominique Martin, directeur France chez Lovells. Notre mission est de les décharger de la gestion administrative qui leur prend beaucoup trop de temps ».

Les fonctions des office managers ont longtemps été assumées, comme c’est encore le cas aujourd’hui dans les petites structures, par des secrétaires de direction de haut vol ou par l’un des associés du cabinet. Mais avec l’arrivée des anglo-saxons sur le marché français et la volonté des cabinets d’offrir à leurs clients des services identiques dans tous les bureaux, les choses ont changé. « Dans des structures qui grossissent et se professionnalisent, l’intendance est devenue un métier en soi, explique François Leloup, administrative partner chez White & Case. Il faut désormais des professionnels ».

À la recherche de la perle rare

La plupart des office managers ont eu, au préalable, un parcours, soit de directeur financier, soit de directeur des ressources humaines, soit une expérience dans le marketing et la communication. Il faut de toutes façons posséder de solides compétences dans chacune des matières précitées, être doté d’un grand sens de l’organisation, d’une bonne maîtrise du stress, d’un talent certain pour la diplomatie, et de qualités réelles de communicant. « Cela exige une capacité d’écoute et une réelle aptitude à comprendre et résoudre des problèmes de tous ordres », remarque Nathalie Flis, chez Hammonds Hausmann. L’office manager, c’est une « main de fer dans un gant de velours », note Pierre Antonini, chasseur de têtes chez Stanton Wallace, cabinet de recrutement spécialisé dans le domaine juridique. Un véritable « mouton à 5 pattes », selon Anne Girard, secrétaire générale chez Denton Wilde Sapte. Pas facile donc, de repérer ces professionnels pluridisciplinaires, qui ne rentrent dans aucun moule et ne peuvent se prévaloir d’aucun diplôme spécifique en la matière. Si bien que lorsque des avocats réussissent à mettre la main sur un bon professionnel, ils ne peuvent plus s’en passer : « leur rôle est absolument vital », conclut François Leloup.

Un seul mot d’ordre : la pluridisciplinarité

L’office manager est un touche-à-tout. Il a, « dans une démarche pro-active, un rôle transversal de coordination dans les domaines les plus variés ne touchant pas au conseil », résume Dominique Martin. Des fournitures à la trésorerie, en passant par le recrutement des para-legals et la gestion de l’informatique. Sa mission principale : permettre aux différents acteurs du cabinet de travailler dans des conditions optimales. « Sans nécessairement rentrer dans tous les détails, précise Anne Girard. Il s’assure surtout qu’il y a de l’huile dans les rouages et qu’aucune difficulté n’empêche le cabinet d’avancer ». Pour ce faire, il va, dans certains cabinets, jusqu’à superviser les responsables de chacun des pôles (informatique, administratif et financier, ressources humaines, moyens généraux, communication) et faire le lien entre eux.

Au cœur de la structure

L’office manager veille également à mettre en œuvre les stratégies décidées par les associés. Bien souvent, il finit par avoir un rôle de conseil du managing partner, avec lequel il établit une relation de confiance qui lui donne un certain poids. Il participe aux réunions d’associés, travaille « en binôme, en amont avec les associés et surtout le managing partner, qui considère que nous sommes véritablement intéressés par l’association, la bonne gestion et le développement de l’entité et du groupe », remarque Nathalie Flis. Si bien qu’il lui est possible d’émettre « des opinions sur l’opportunité de certains projets, précise-t-elle. Même si cela peut être très informel et se faire au hasard des questions à l’ordre du jour ».

Ceci dit, les office managers ne sont pas associés, ils n’apportent pas d’affaires, ni de clients, et ne facturent pas. Ce que les associés ne manquent pas de leur rappeler, à l’occasion. « Il y aura toujours un fossé entre les deux professions, déplore Arnaud Béziers La Fosse, partner chez Stanton Wallace. Certains office managers souffrent d’un manque de reconnaissance de la part des avocats et ils ont parfois des difficultés à être intégrés en interne ».

Pourtant, Dominique Martin estime que, dans le cadre d’un marché toujours plus compétitif, et toujours dans le but de décharger les avocats de l’aspect administratif, l’évolution logique de la profession devrait permettre, à terme, aux « office managers d’être complètement intégrés à l’équipe dirigeante et impliqués dans les processus de décision des cabinets ».

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