Extranet et travail collaboratif

L’évolution récente et fulgurante des outils de communication et en particulier d’Internet, a considérablement modifié les habitudes de travail et de circulation de l’information au sein de l’entreprise. La mise en place d’un Intranet via le Web a permis aux membres d’une même « communauté » professionnelle de communiquer à moindre coût. Très rapidement la mesure a été prise du potentiel que représentait ce nouveau média de communication pour diffuser de l’information vers l’extérieur (vers les clients et partenaires)...

L’utilité et les possibilités de ce nouvel outil n’a pas échappé aux cabinets d’avocats internationaux qui y ont vu un moyen performant et économique de rester en contact avec leurs clients et collaborateurs « anywhere, anytime », leur donnant ainsi un véritable avantage concurrentiel.

DEFINITIONS

Extranet : désigne plus généralement les sites à accès réservé et sécurisé permettant à un cabinet de n'autoriser la consultation des informations publiées qu'à certaines catégories d'intervenants externes, ses clients ou ses partenaires (juridictions, auxiliaires de justice).

Travail collaboratif : mode d’organisation du travail permettant de partager les informations et d’intervenir à plusieurs à distance. Le travail collaboratif s'appuie sur des solutions "synchrones" (les conferences calls (réunions audio), visioconférences, les web conférences, les messageries instantanées ...) ou "asynchrones" (dépôt ou envoi de documents partagés).
L’une des plus célèbres réalisations est le site encyclopédique Wikipedia ® dont les articles sont enrichis par la communauté des internautes partout dans le monde.

OBJECTIFS

La mise en place d’un Extranet passe souvent par un accès personnalisé vers un domaine « privatif » au travers du site du cabinet. Une fois passée l’information générale et la communication institutionnelle du site, le client va entrer dans un environnement qui lui est propre et qui va lui  permettre d’avoir accès aux informations le concernant ou à ses dossiers.

La mise en place de ces outils peut simplement signifier que le cabinet souhaite mettre en ligne un certain nombre d’information sélectionnées concernant le client (informations sur les dossiers en cours, agenda, documents sociaux…) ; on parlera alors simplement d’un Extranet clients.

L’aboutissement de ce système est la mise en place d’un espace collaboratif permettant à l’avocat et à son client de communiquer, de collaborer en ligne et de travailler en temps réel sur un projet de contrat ou des statuts de société, même s’ils sont à des milliers de kilomètres l’un de l’autre.

Le cabinet ayant différents bureaux en France ou à l’international avec des compétences réparties, pourra faire intervenir divers spécialistes pour concevoir les documents ou une stratégie procédurale au moindre coût, sans avoir à déplacer son équipe.
Ainsi le cabinet pourra accroitre ses chances de satisfaire le client : réactivité, disponibilité, accessibilité et économie.

LES OUTILS AU SERVICE DU CLIENT ET DU CABINET

En matière d’outils collaboratifs, on peut répartir les outils en 4 catégories :

Messageries : on peut parler de collaboration dès que l’on évoque les messageries Internet, les plates-formes d’échange (Microsoft Exchange par exemple), les « chats », les SMS. Cette première catégorie de solutions regroupe des outils pour échanger des messages en temps réel ou non (en Intra ou Extranet). Comme monsieur Jourdain et sa prose, vous utilisez déjà, sans le savoir, des outils collaboratifs.

Partage de ressources : le partage de ressources permet aux collaborateurs d’accéder à des informations communes (documents, données, agenda) afin de mieux travailler sur des dossiers ou missions. Entrent dans cette catégorie les outils de GED, base de données, les Web blogues, Workflow…

Communication temps réel : ces outils assurent la gestion de réunions à distance, de travail sur des documents en temps réel ou faire des exposés (avec PowerPoint par exemple).

Portails de travail : c’est le « nec plus ultra », la mise en place de tout ce qui précède dans un portail d’entreprise.

Pour les Extranet, il n’existe pas de système standard. Un certain nombre de logiciels permettent de les « construire » (cf. fiche n°19). Ces développements doivent faire l’objet d’un cahier des charges et d’une véritable mise en œuvre.

A titre d’exemple, sans que cette liste soit exhaustive, on peut citer les réalisations suivantes :
• Extranet permettant aux clients de consulter les dossiers et les documents
• Data room virtuelle
• Contrats en ligne
• SVP juridique
• Saisine par le client et envoi d’informations directement à son conseil
• Base de connaissance partagée
• Visioconférences avec partage d’applications et de documents.

INTERETS DE L’EXTRANET ET DES OUTILS COLLABORATIFS

L’intérêt pour les cabinets d’avocats sont nombreux, on notera principalement que ces outils permettent au client :
• de se sentir impliquer dans les affaires qui le concernent
• d’être informé 24/24–7/7 et donc rassuré
• d’accéder aux informations permanentes de son entreprise
• d’améliorer la rapidité d’action en cas de difficultés
• d’avoir des coûts d’intervention de ses conseils uniquement liés à la valeur ajoutée (diminution des frais de déplacements, de facturation de ces temps).   

Et ils offrent aux avocats un outil performant permettant :
• des gains de temps et de productivité
•  d’éviter de lourds frais de déplacement et donc d’avoir une politique de prix très compétitive
• d’augmenter la fréquentation du site Internet en y intégrant non seulement de l’information mais également du service.
• de rapprocher des équipes distantes et de faire intervenir des compétences complémentaires dans le traitement des dossiers.
Et ces outils sont également un support de communication.