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Fiches pratiques

Management & ressources humaines | Ressources humaines

Ressources humaines | Publié le 23.04.2009

Gestion du stress et du temps

Le stress, dans nos cultures modernes est devenu un phénomène presque banal avec lequel chacun vit tant bien que mal. Pourtant ses répercutions peuvent être gravissimes, affectant à long terme notre santé.

Même si un stress ponctuel peut paraître stimulant, il n’en reste pas moins que quelle que soit la forme, lorsqu’il se répète trop souvent, il entraine inévitablement une usure de nos fonctions physiques et mentales.

Lors de l’enquête de 2003 menée, à l’initiative du Barreau de Paris, par les psychiatres de l’hôpital Sainte Anne, il est apparu qu’un avocat sur deux était susceptible de présenter « un état de souffrance psychologique significatif » dû au stress. D’autres chiffres, confirmés par la majorité des responsables de la profession, témoignent de l’ampleur du phénomène : 40% des indemnités journalières versées aux avocats pour maladie le seraient pour des pathologies liées au stress. Le taux des dépressions et des accidents cardio-vasculaires sont très supérieurs à la moyenne des autres professions.

La principale cause de stress dans la profession d’avocat est liée à la difficulté d’organiser son temps et à le gérer. En fait, pour ce qui est des managers, c’est la difficulté d’organiser son temps mais aussi celui des autres.
 
I – LES CAUSES DU STRESS

Il existe quatre raisons principales à l’origine des difficultés à gérer correctement son temps :

• Nous échouons à établir des priorités    
• Nous avons les yeux plus gros que le ventre  
• Nous remettons au lendemain ce qui devrait être fait le jour même  
• Nous essayons de faire les choses parfaitement

Les sources principales de stress pour un avocat sont :

• La pression liée à l’activité et aux fonctions multitâches : l’avocat est un juriste producteur de valeur ajoutée, mais aussi un chef d’entreprise, un gestionnaire, un développeur ...
• L’isolement du métier qui, même exercé en groupe, repose encore beaucoup sur les qualités individuelles.
• Un contexte culturel en évolution où les relations entre l’avocat et son client sont en changement. Ce dernier considère de plus en plus son avocat comme un prestataire de service.
• Le poids de lourdes responsabilités sans contreparties : Le statut social, une reconnaissance,  la maîtrise de son métier, de son organisation sont les contreparties nécessaires. A défaut on ouvre la porte au stress.
 
II – LA SOLUTION : MIEUX ORGANISER ET GERER SON TEMPS

Dans les cabinets, qui sont de véritables entreprises à taille humaine, les avocats sont  souvent très sollicités sur des tâches multiples, en particulier ceux qui sont appelés à gérer. Tâches multiples aux contenus hétérogènes, hétéroclites, variés, dont l’intérêt intellectuel est parfois inégal, l’intérêt financier à démontrer.

Or, une des conditions pour arriver à gérer le stress est d’avoir une meilleure organisation dans la gestion quotidienne du temps.
En devenant des gestionnaires du temps efficaces, pour nous même et les personnes que nous encadrons, nous contrôlons mieux notre environnement et ses exigences.

1- Les objectifs

Pour obtenir ce résultat il est absolument nécessaire de:
• Déterminer des objectifs

• Déterminer des priorités :

o Les valeurs les plus importantes (obligations absolues pour atteindre les objectifs)
o Les valeurs moyennes (d’importance secondaire)
o Les valeurs faibles (probablement des pertes de temps car non significatives pour atteindre les objectifs)

• Mettre en œuvre des moyens de contrôle

En réalité, les objectifs poursuivis par un avocat manager et qui vont déterminer son emploi du temps, s’inscrivent dans un processus  de planification stratégique qui peut se décliner en 3 temps:

• Stratégie à long terme : processus de développement (maitrise du temps dédié au commercial et à la gouvernance).
• Stratégie à moyen terme : processus d’innovation (maitrise du temps dédié aux clients et à l’encadrement).
• Stratégie à court terme : processus d’exécution (maitrise du temps de production, des outils de mesure et de contrôle).

Prendre le temps d’organiser son temps selon ces 3 axes stratégiques, permet de le gérer et non de le subir.
Il convient donc de mettre en place une organisation et des outils de mesure et de gestion des temps afin de valider l’atteinte des objectifs fixés.

2- Trucs et astuces

Puisque nous sommes dans le cadre des « fiches pratiques », voici quelques « trucs et astuces » pour vous permettre de mieux maîtriser le temps et donc le stress :

 Se réserver des plages de travail ininterrompues : Les interruptions de travail sont l’ennemie de l’avancement des dossiers, mais sont malheureusement la norme pour les avocats…il est important de déterminer dans sa journée de travail une période de temps (selon la capacité de concentration optimale), au cours de laquelle les tâches les plus urgentes peuvent être réalisées sans discontinuité.

 Tirer partie des temps libre (temps d’attente avant réunion ou aux audiences…) afin de visualiser sa journée ou le lendemain, évaluer les probabilités de temps mort, et s’équiper d’un travail léger ou de notes d’informations.

 Traquer sa propre désorganisation : nous passons en moyenne 20% de notre temps à chercher quelque chose. Organiser son espace de travail en mettant en place un classement efficace, c’est autant de temps gagner sur soi et son énervement.

 En production : vérifier souvent que l’investissement temps ne soit pas démesuré par rapport à mon objectif (plaisir, rentabilité immédiate, développement…).

 En rendez-vous, prévenir son interlocuteur dès le départ du temps dont on dispose.

 Faire des plannings (certains parlerons de listes).

 Répondre chaque jour à son courrier, le jeter ou déléguer pour qu’il ne s’entasse pas.

 Considérer (pour un responsable de cabinet) que son entreprise est à son service et non l’inverse.

 Tout ce qui n’est pas indispensable est inutile ou peut être délégué.

 Eliminer (si possible) les soucis, principaux rongeurs de temps.

 Grouper les choses à faire.

 S’entrainer chaque jour à augmenter sa durée de concentration.

 S’entrainer  chaque jour à saisir les temps.

 Le temps habituellement considéré pour réaliser une tâche est une limite mentale qui peut-être remise en question.

 Passer des contrats avec soi-même.

C’est par une pratique et une discipline quotidienne que vous pourrez atteindre… la sérénité.

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